档案数据的清点目的在于及时发现档案实体秩序错乱现象及档案是否丢失及去向不明等问题，以便及时予以纠正和追寻，使档案实体完整齐全有序。

档案清点交接工作主要是在以下情况下进行：

一、是档案接收入库时清点交接；

二、是库房管理人员工作变动时清点交接；

三、是档案日常管理利用后，库房管理人员与其他利用档案人员的清点交接；

四、是发生与档案安全有关的突发事件后，如档案大规模的搬迁、整理、利用后的清点检查；

是定期清点，一般档案室2—3年、档案馆3—5年全面清点一次。

五、档案清点后，应形成记录，其记录应归入全宗卷。清点人和交接人在清点记录上签名，对清点中发现的问题，问题产生原因都应详细记录在案，特别是档案的缺损情况应记录准确，并落实到卷号。